Следственное управление Следственного комитета Российской Федерации по Томской области
Описание проекта внедрения АИК «НАДЗОР» в Следственном управлении Следственного комитета Российской Федерации по Томской области
Участники
О заказчике
Следственное управление Следственного комитета Российской Федерации по Томской области относится к системе следственных органов России. В структуру СУ СК РФ по Томской области входит центральный аппарат управления и территориальные (городские и межрайонные) следственные отделы.
К компетенции СУ СК РФ по Томской области относится обеспечение соблюдения законности на этапе предварительного следствия. Главной задачей данной структуры является обеспечение оперативного, эффективного, качественного расследования тяжких и особо тяжких преступлений. Важнейшими условиями деятельности являются безусловное соблюдение законности в процессе расследования уголовных дел и защита законных прав и интересов лиц, участвующих в судопроизводстве.
Исполнитель
Компания «Корпоративные системы - Консалтинг», партнер компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири.
Срок реализации
Март – апрель 2014 г.
Ситуация к началу реализации проекта
До начала проекта в СУ по Томской области использовалась смешанная система делопроизводства без каких-либо элементов автоматизации. Основной точкой «входа» и «выхода» документов являлся отдел по приему граждан и документационному обеспечению (отдел ДОУ), где регистрировалось большинство входящей и исходящей корреспонденции. Часть исходящих документов, которые подписывали руководители отделов, регистрировалась в подразделениях, а в отдел ДОУ они передавались для отправки.
Регистрация велась в бумажном варианте – для переписки использовалась журнальные формы, а для обращений граждан – картотечная система. Исполнители получали бумажные документы под роспись в реестрах.
Задачи проекта
Заказчиком был поставлен ряд первоочередных задач, которые должна была решить внедряемая система:
создать единую СЭД с общей базой данных, в которую будут иметь доступ подразделения аппарата СУ и территориальные отделы;
автоматизировать регистрацию входящих, исходящих документов, уголовных дел, надзорных производств, обращений граждан;
обеспечить возможность оперативного поиска документов в базе;
автоматизировать обмен электронными документами с удаленными подразделениями (система должна была практически заменить электронную почту и факсограммы);
обеспечить автоматическое формирование почтовых реестров на различные виды доставки отправлений;
автоматизировать формирование аналитических отчетов по документообороту и обращениям граждан.
Кроме этого, одним из основных требований являлось соответствие внедряемого продукта ведомственной Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации, утвержденной приказом № 40 от 18.07.2012.
Решение
Для решения вышеуказанных задач был выбран автоматизированный информационный комплекс (АИК) «НАДЗОР», разработанный компанией «Электронные Офисные Системы» специально для органов прокуратуры и следствия.
Специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обследование схемы документооборота и разработали план внедрения. Всего было закуплено 21 пользовательская лицензия, из них 11 были установлены в отделах центрального аппарата СУ СК, остальные – в межрайонных и городских отделах.
Все подразделения получили доступ в единую базу данных, при этом каждый территориальный отдел и каждое подразделение аппарата работают в отдельной картотеке. Система картотек позволила разграничить права доступа к служебным документам в соответствии с распределением функций внутри Следственного управления.
В системе были заведены все необходимые группы документов, установленные нормами ведомственной Инструкции по делопроизводству. Автоматизирована регистрация входящей, исходящей переписки, организационно-распорядительной документации. Также средствами АИК «НАДЗОР» налажен учет входящих и исходящих уголовных дел. Автоматизировано заведение контрольных производств по документам, списание документов в наряды, печать почтовых реестров на заказную, простую, фельдъегерскую доставку, печать конвертов.
В регистрационных картах заведены дополнительные реквизиты, которые позволяют более полно отражать информацию по документальным единицам. Так, в карточках обращений граждан заведены стандартные формулировки решений, принятых по обращениям («отклонено», «разъяснено» и т.д.). В карточки учета уголовных дел внесены основания приостановления дела, меры процессуального принуждения, некоторые положения Уголовного Кодекса. Кроме информативной функции, дополнительные реквизиты позволили существенно сократить время формирования разнообразных периодических отчетов (ежемесячных, квартальных и т.д.).
АИК «НАДЗОР» позволил вывести на новый уровень информационное взаимодействие в Следственном управлении. Ранее в территориальные отделы копии документов поступали в основном через курьеров, по факсу или электронной почте. Новая система документооборота позволила полностью заменить эти каналы, причем гарантирована своевременная (фактически мгновенная) доставка электронных документов получателям.
В середине апреля система заработала в центральном аппарате, сейчас завершается подключение территориальных отделов. В дальнейших планах – организация поточного сканирования документов с помощью дополнительной опции.