В августе 2021 года специалисты «КС-Консалтинг» провели внедрение системы электронного документооборота «Дело» на Барнаульском заводе резиновых технических изделий.
О заказчике:
Барнаульский завод РТИ входит в число крупнейших предприятий химического комплекса Алтайского края и является основным производителем и поставщиком резиновых технических изделий в Сибири и на Дальнем Востоке. Продукцию завода используют во многих отраслях промышленности, строительства, сельского хозяйства и транспорта, авиации.
Как и в любой другой крупной организации, в «Барнаул РТИ» ежедневно подписывают и согласовывают большое количество договоров и служебных записок. По мере роста бумажного документооборота становилось все сложнее управлять документами, согласовывать и систематизировать их.
Обратившись к нам с запросом на автоматизацию, заказчик еще не был уверен в том, какая именно система электронного документооборота сможет удовлетворить все потребности организации. Но ключевые сотрудники, которым предстояло чаще остальных работать с системой, уже слышали положительные отзывы о системе «Дело» и были знакомы с ее функционалом. После презентации возможностей СЭД «Дело» сомнений в том, что это решение подойдет для данного проекта, уже не осталось.
Процесс внедрения начался одновременно во всех отделах организации и занял всего один месяц. Проект стандартно включал в себя три стадии:
- Обследование: сбор информации о штатном расписании, группах документов и их цепочках согласования, выяснение технологических цепочек работы с документами, чтобы правильно раздать права и сделать акценты во время обучения на определенные моменты.
- Установка серверной и клиентской части.
- Обучение пользователей и делопроизводителя, авторский надзор.
На момент написания новости промышленная эксплуатация системы «Дело» в РТИ продолжается всего пару месяцев. Но уже сейчас можно отметить повышение оперативности работы, так как сотрудники получили возможность отказаться от бумажных служебных записок.
Кроме того, благодаря переходу на электронное визирование значительно сократилось время согласования документов. Сам процесс согласования упростился в том числе и благодаря приобретению опции «EOS Desktop Service». Она позволяет редактировать документы, поступившие на согласование, напрямую из «ДЕЛО-WEB», без предварительного скачивания на компьютер пользователя.