- Ведение номенклатуры дел
- Прием и передача дел на архивное хранение
- Экспертиза ценности документов
- Классификаторы дел и документов
- Читальный зал
Ведение номенклатуры дел
Возможности ведения номенклатуры дел организации в системе «Архивное дело» включают:
- подготовку и утверждение номенклатуры дел в целом по организации и для отдельных структурных подразделений;
- импорт номенклатуры из файла, созданного в табличном редакторе;
- экспорт сформированной в системе номенклатуры дел в СЭД.
В системе «Архивное дело» можно вести номенклатуру дел фонда по тематическому или структурному признаку. В соответствии с требованиями законодательства номенклатура дел готовится на основании утвержденных Росархивом типовых перечней документов на каждый календарный год отдельно.
В «Архивном деле» хранятся номенклатуры за все годы работы организации в системе. Возможно создание номенклатурных заголовков дел, предназначенных для учета любых видов документов (бумажных и электронных), переходящих и не переходящих на следующий календарный год, одним из следующих способов:
- создание регистрационных карточек дел «вручную»;
- импорт номенклатуры дел из СЭД или файла;
- копирование номенклатуры дел полностью, отдельных ее разделов или заголовков из номенклатур предыдущих лет.
Реализована возможность формирования типовых печатных форм «Номенклатура дел» и «Итоговая запись» как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации (все формы разработаны в соответствии с требованиями законодательства).
Прием и передача дел на архивное хранение
Пользователь с ролью «Делопроизводитель» формирует и готовит дела для передачи в архив организации, в том числе:
- создает вручную либо импортирует регистрационные карточки дел;
- формирует в системе и осуществляет печать обложек и торцов дел, листов-заверителей дел;
- осуществляет пересчет реквизитов дел и разделение дел на тома;
- создает сдаточные описи дел в системе;
- создает акты о выбытии для дел, не подлежащих хранению и передаче в архив;
- отмечает готовность дел, находящихся на формировании, для передачи в архив.
Пользователь с ролью «Архивариус» принимает подготовленные делопроизводителем дела в архив, включает их в годовые разделы сводных описей, осуществляет систематизацию и топографирование.
Экспертиза ценности документов
Первый шаг для определения сроков хранения архивных документов — составление номенклатуры дел. Для многих групп документов законодательство устанавливает минимальные сроки их хранения. Но при необходимости организация может увеличить сроки, указав это в одном из обязательных реквизитов номенклатурных заголовков дел – «Срок хранения». Этот реквизит выступает важнейшим критерием при проведении экспертизы ценности документов, работа с которыми закончена, для определения тех, которые подлежат долговременному хранению.
Экспертиза ценности документов включает изучение их состава и содержания. Она проводится с целью выявления их исторической, научной, культурной или иной значимости на основании критериев, установленных архивным законодательством. После экспертизы пользователи с ролями «Архивариус» и «Делопроизводитель» создают в системе:
- акт о неисправимых повреждениях документов (если документы, подлежащие передаче на долговременное хранение в архив, испорчены и не могут быть восстановлены);
- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (для документов временного хранения);
- акт об утрате документов (для утерянных документов);
- акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (для документов, подлежащих в соответствии с законодательством постоянному хранению в государственном архивном фонде, если срок их ведомственного хранения закончен).
Благодаря наличию соответствующей индикации дел на перечне система позволяет отслеживать дела с истекающими и истекшими сроками хранения. Для поиска таких дел существует отдельный блок поисковых критериев.
Кроме того, в системе реализована возможность учета выдачи дел во временное пользование. Пользователь с ролью «Архивариус» отмечает в системе выдачу и возврат дел в архив, формирует и осуществляет печать листа использования. Автоматизированное ведение книги выдачи позволяет контролировать сроки выдачи дел из Архива, оперативно принимать меры по возврату выданных дел в Архив организации.
Классификаторы дел и документов
В «Архивном деле» справочно-поисковая система реализована в виде отдельного раздела. Он представляет собой набор иерархических каталогов, настраиваемый технологом системы по правилам, принятым в архиве организации.
Тематические каталоги создаются отдельно для дел и отдельно для документов, и могут состоять из рубрик с любым количеством уровней иерархии.
Использование тематических каталогов позволяет классифицировать дела и документы в пределах фонда абсолютно по любым признакам. Классификация возможна том числе по тем направлениям и видам деятельности, по которым архив получает запросы на предоставление документов от сотрудников организации для работы с документами архива:
- по источнику поступления;
- по фамилии (наименованию) автора документа;
- по годам и периодам;
- по географическому признаку (например, странам или городам);
- по тематическому признаку и т.д.
Тематические каталоги для классификации для дел и документов фонда настраиваются в карточке фонда. Выбрать тематические рубрики для дел и документов можно в карточке дела и документа на специальной вкладке.
При необходимости пользователь системы может изменять классификацию, редактируя состав рубрик в карточках дел и документов.
При работе в справочно-поисковой системе пользователь может:
- просматривать перечни дел, документов, которые относятся в выбранной тематической рубрике;
- просматривать и редактировать карточки дел, документов;
- исключать дела из одной тематической рубрики и включать их в другую тематическую рубрику (либо исключать из тематической рубрики насовсем).
Читальный зал
Система «Архивное дело» предоставляет возможность работы с делами и документами не только сотрудникам архивной службы и делопроизводителям подразделений, но также посетителям архива.
Для таких пользователей-посетителей в системе предусмотрена специальная роль – «Читатель». «Читатели» получают доступ только к разрешенному перечню фондов и рубрик внутри этих фондов. Правила доступа можно настраивать индивидуально, на основании структуры фондов, в которые объединены дела и документы.
Стартовый раздел работы «Фонды» для пользователей с роль «Читатель» предназначен для поиска и просмотра регистрационных карточек дел (с учетом назначенных пользователю прав). Находясь в нем, пользователь может:
- просматривать дела на перечне;
- использовать расширенный поиск дел над перечнем;
- просматривать карточки дел;
- знакомиться с документами дела;
- помещать дела в папки, на которые ему назначены соответствующие права.
В карточке дела «Читателю» доступны следующие действия:
- просмотр других томов дела, которые собраны в отдельной секции;
- ознакомление с документами дела и их файлами;
- помещение документов в папки, на которые ему назначены соответствующие права.
Чтобы предоставить точечный доступ к делам и документам без назначения прав на целый фонд или рубрику фонда, сотрудник архива может помещать отдельные ссылки на документы и дела в личные папки пользователя. Доступ к таким делам и документам сохранится у пользователя до тех пор, пока документ находится в его папке. После удаления записей из папки пользователя доступ к документам блокируется.
Раздел «Систематизация» режима «Читальный зал» предназначен для работы со справочно-поисковыми средствами архива, которые представляют собой иерархические тематические каталоги. Дела и документы в них классифицируются в пределах фонда.
Для каждого фонда выделяются две группы классификаторов: для дел и для документов. Используя тематические каталоги, читатель может самостоятельно находить дела и документы, которые относятся к интересующей его теме.
Кроме того, пользователю с ролью «Читатель» может быть предоставлен доступ к режиму «Поиск дел и документов», где, используя поисковые запросы, на основании предоставленных прав, читатель самостоятельно может находить необходимые ему дела и документы в архиве.